Community of Practice

Waarom?
Er gebeurt zoveel. Denk aan verduurzaming, digitale transformatie, AI, digitale soevereiniteit, steeds meer moeten administreren en rapporten (denk aan GDPR, ESG, CSRD) op een krappe arbeidsmarkt met IT-systemen die toe zijn aan vervanging. We zitten in turbulente tijden, maar de turbulentie is niet het probleem: problemen oplossen met de logica en methoden van gisteren wel. Daarom past een Community of Practice  (COP) past beter bij onze tijd. We moeten het innoveren innoveren. Competitie heeft niet het alleen recht op innovatie en vooruitgang. Private-publiek slim samenwerken past beter bij deze tijd.

Als de belangrijkste speler in kantoorautomatisering stelt dat het hele IT landschap met de komst van AI-agents, fundamenteel verandert, is het slim hier rekening mee te houden (zie ook interview met de CEO van Microsoft).

Want hoe zorg je ervoor dat je én compliant én toekomstbestendig bent? Innoveer je beter alleen of samen? Hoe gebruik je de belangrijkste uitvinding van de mens die we al meer dan tienduizend jaar ontwikkelen, maar niet optimaal gebruiken? Datagedreven organiseren doe je niet alleen, maar in ecosystemen. Samen feiten vaststellen, zodanig opslaan dat ze niet eenzijdig en achteraf gemanipuleerd kunnen worden, gericht toegankelijk maken en verrijken met bijvoorbeeld AI-agents. Samen een gedeelde boekhouding onderhouden, niet op bedrijfs-, maar op ecosysteemniveau. Een  COP biedt uitkomst: voor bijvoorbeeld minder dan 3 uur per maand en € 3.000,- per organisatie heb je het eerste jaar al een uitgewerkte use case of prototype en bouw je samen aan het platform waar, afhankelijk van de gekozen governance, partijen op kunnen aansluiten. Zo kan een AI-agent vragen stellen aan dit platform en weet je zeker dat het antwoord klopt.

We maken samen een geïdealiseerd ontwerp, een soort poolster waar we naar toe willen. ‘Idealized Design’ is een denkwijze waarbij je ervan uitgaat dat het oude systeem kapot is en niet meer te repareren is. Het heeft geen zin en het is ook vaak niet gewenst op het bestaande systeem met incrementele verbeteringen in stand te houden. Bij het oplossen van fundamentele problemen is de beste manier om resultaat te krijgen, door de geïdealiseerde oplossing voor te stellen. Deze manier van werken zorgt ervoor dat je geen denkbeeldige obstakels opwerpt voordat je weet wat het ideaal is.

Wat is het?
Een Community of Practice (COP) is een open-innovatie omgeving om een toekomstradar te ontwikkelen, kansen te pakken, problemen op te lossen en prototypes te bouwen. Samen ontdekken, leren, begrijpen, onderzoeken, experimenteren, ontwerpen en ontwikkelen met de focus op de vragen: Hoe wordt ik als professional en organisatie toekomstbestendig? of concreet: hoe organiseer ik vraag en aanbod van  (interacties en transacties) met zo min mogelijk frictie door gebruik te maken van datagedreven organiseren en AI als onderdeel van de digitale lopende band? Samen ontwikkel je bijvoorbeeld een platform met betrouwbare goed afgeschermde data om AI te trainen en gebruiken. Door bestaande systemen uit te faseren en nu beginnen met innoveren (zogenaamde double track innovation strategy) combineer je compliance zijn met futureproof worden. En dit alles binnen een bepaald domein (Finance, HR, ICT, Innovation, Legal, Logistics, Management, Marketing, Overheid, Tax etc.) of thema’s zoals:

• hoe om te gaan met generatieve AI zoals ChatGPT?
• nieuwe Europese wetgeving (ESG/CSRD) en duurzaamheidsstrategie
• hoe zorg je dat meer regels niet leidt tot meer complexiteit en bureaucratie
• structureel oplossen zogenaamde arbeidsmarkttekorten
• digitale verspilling tegengaan met datagedreven ecosystemen

Hoe werkt het?
Samen zetten we een journey op die uit een aantal stappen bestaat en gebaseerd is op  systeemleer, design- en system thinking. Het begint met de projectstart en eindigt met de implementatie van de oplossing. Voor meer toelichting zie onze Solution development Journey.

Doel
Een COP is een middel om samen tot een datagedreven ecosysteem of platform te komen waar waardes (producten, diensten en rechten) tegen minimale frictie (transactiekosten) uitgewisseld kunnen worden.

Met een COP is los je korte termijn problemen op zonder de lange termijn consequenties te vergeten. Samen met Weconomics en partners uit het onderwijs, bedrijfsleven en de overheid, wordt gewerkt aan perspectiefverandering, systeem leiderschap, relevante technologie en transformatie. Innovatie gebeurt op basis van idealized design, verkenningsonderzoeken, kennisuitwisseling, verdiepingsvraagstukken, use case ontwikkeling, prototyping en het ontwikkelen en toepassen van oplossingen in de praktijk.

Een COP kent een vraaggestuurde aanpak rondom gemeenschappelijke problemen, uitdagingen, thema’s of belangen. Denk aan het voldoen aan nieuwe Europese wetgeving voor het administreren van emissies in de keten of samen datasets voor AI op te bouwen en te trainen. Deelnemende partijen werken hierbij samen met studenten, trainers, adviseurs, ontwikkelaars en specialisten.

Het voordeel van een neutraal platform
Weconomics is een neutrale netwerkorganisaties met directe toegang tot haar eigen professionals, projecten en startups en toegang tot hogescholen, universiteiten, onderzoekscentra en leveranciers van oplossingen. Hierbij wordt vanuit Weconomics ondersteuning en coördinatie geboden in het definiëren van een goede opdracht, het matchen met geschikte uitvoerders en het documenteren van afspraken en ontwikkelingen. Door het sterke netwerk is er een schat aan kennis en ervaring beschikbaar waarmee een sterke innovatieve slagkracht geboden kan worden tegen betaalbare tarieven.

Hierin speelt Weconomics een coördinerende rol als componist, orchestrator en dirigent. Weconomics is een katalysator voor sociale innovatie, mogelijk gemaakt door technologie.

Een COP is een omgeving waarin de vijf O’s (onderwijs, onderzoek, ondernemers, ondernemingen en overheid) samen verkennen, leren, ontdekken en innoveren. Door structurele samenwerking wordt kennis en ervaring gestructureerd, samengevoegd, overgedragen en behouden.

Voor wie?
Een COP wordt opgezet met organisaties die enerzijds een korte termijn probleem of een praktisch innovatievraagstuk hebben en dit samen met andere partijen willen verkennen, uitzoeken, prototypen, ontwikkelen, testen en ten slotte in de praktijk toepassen. Anderzijds heb je oog voor de lange termijn en kies je niet voor geitenpaadjes en korte termijn oplossingen als deze je toekomstbestendigheid in gevaar brengen.

Voorwaarden/uitgangspunten
Voor deelname aan een COP gelden een aantal kenmerken en voorwaarden:

1. Organisaties hoeven niet via de formele weg (directiebesluit) mee te doen. We innoveren liever ‘on the edge’ met innovatieve intrinsiek gemotiveerde professionals. Je kunt deelname zien en boeken als ‘training en opleiding’.
2. Deelnemers zijn dus niet per se de beslissers, maar vooral de omdenkers, de dwarsdenkers (Think Different: The crazy ones, the misfits, the rebels, the troublemakers*). Ze zijn moedig, nieuwsgierig, leergierig, willen de goede kant opduwen naar een systeem dat deugd en ze houden wel van een uitdaging.
3. Er geldt een looptijd van minimaal één jaar.
4. Minimale afgesproken aantal uur inzet per organisatie voor het eerste jaar.
5. Minimale afgesproken geldinvestering voor het eerste jaar.
6. Halfjaarlijks wordt geëvalueerd en op basis hiervan een go-no-go beslissing genomen voor het volgende half jaar.
7. Deelnemende organisaties zijn bereid om:
   1. zoveel mogelijk kennis en ervaringen uit te wisselen
   2. (versleutelde/geanonimiseerde) datasets ter beschikking stellen om te testen
   3. (deel-)oplossingen te testen in de eigen organisatie
   4. draagvlak te vinden voor de innovaties
   5. ook passende studenten/freelancers in te zetten voor de uitvoering

Stappenplan
De opstartperiode kent een doorlooptijd van maximaal drie maanden. Op basis van een inventarisatie of advies besluit betreffende organisatie binnen enkele weken of ze in principe (het kan bijvoorbeeld nog afhangen van de vraag wie de overige deelnemers zijn) gaan deelnemen aan de COP met de volgende stappen:

1. Kennismakingsbijeenkomst, ‘Idealized Design Hackathon, workshop of bijvoorbeeld brainstormsessie met beoogde deelnemers.
2. Telefonisch individueel informeren en inventariseren van vraagstukken bij potentiële deelnemers.
3. Optioneel: individueel inhoudelijk advies met intake, benoemen potentiële thema’s, belangen, korte- en lange termijn innovaties, balans & timing, onderzoeken en voorstel samenwerkingsafspraak.
4. Officiële kick-off. Mocht je als organisatie na de kickoff toch nog besluiten om niet deel te nemen aan de COP, dan kun je ook individueel verder met onze Weconomics Innovation Service of bijvoorbeeld een opdracht indienen in onze certified programs.
5. Aanmaken secretariaat, planning, channel in community platform en fileshare.  Start Community of Practice.

Voorbeeldberekening: Out of pocket per deelnemende organisatie

• Optioneel: eenmalige kosten van stap 3 (intake & advies): € 500,-
• Weconomics fellowship: voor één natuurlijke persoon: € 200,- per jaar
• Kosten projectmanagement (coördinatie, kwaliteitszorg, documentatie, selectie uitvoerders, afhankelijk organisatieomvang per jaar):
  • € 250 (1<10 mdw, micro)
  • € 500 ( 11<50 mdw, small)
  • € 1.000 (51<250 mdw, medium)
  • € 2.000 (>250 mdw, large)

Bovengenoemde kosten zijn voor het projectmanagement van een COP door bijvoorbeeld Weconomics en exclusief BTW en eventuele uitvoeringskosten voor bijvoorbeeld in te zetten uitvoerders.

Rekenvoorbeeld gemiddelde out of pocket investering eerste jaar
Stel de COP bestaat uit tien organisaties die de out of pocket investering delen. Wanneer je een medium organisatie (51<250 mdw) bent en de COP twee afstudeerders met professionele begeleiding en deelname aan het certified program bijvoorbeeld een prototype voor een eigen ChatGPT applicatie laat ontwikkelen, investeer je per organisatie:

# organizations	10
	#	per unit	sub total	per organization
Fellowship				€ 200
Projectmanagement				€ 1.000
Student (months)	12	€ 450	€ 5.400	€ 540
Professional (hours)	56	€ 100	€ 5.600	€ 560
Certified program	2	€ 3.500	€ 7.000	€ 700
Total per organization				€ 3.000

Totaal = € 3.000,- out of pocket voor het eerste jaar om helemaal bij te zijn en bij te blijven. Dat is vaak minder dan een meerdaagse training bij een commercieel trainingsinstituut!

Totale investeringen
Stel dat het totale project drie jaar duurt om tot een werkzaam platform te komen. En stel dat elk jaar de investeringen verdubbelen op basis van de innovatie en het bereiken van doelen in het jaar ervoor. De totale investeringen zijn dan ruim: € 27.000,-

Investments	year 1	year 2	year 3	total
# hours	30	60	120	210
hourly wage (€)	€ 29	€ 29	€ 29
invest in hours	€ 870	€ 1.740	€ 3.480	€ 6.090
invest in €	€ 3.000	€ 6.000	€ 12.000	€ 21.000
Total	€ 3.870	€ 7.740	€ 15.480	€ 27.090

Return on investment
Binnen de COP wordt bijvoorbeeld afgesproken dat deelnemers drie keer de investering terug krijgen in ‘gratis’ gebruik van het platform. In bovenstaand rekenvoorbeeld is dat: €81.270,-

Voordelen

• Sneller, beter, minder kosten én meer draagvlak voor je oplossing
• Neutraal platform
• Standaard én maatwerk oplossing
• Via credits ruimschoots terugverdienen investering
• Double-track strategy: compliant én toekomstbestendig
• Triple-step strategy: use case focus > prototype > generaliseren

Ook in white-label
Weconomics biedt dit concept ook aan in white-label waarbij aan de organisatie die bijvoorbeeld een Community of Practice als penvoerder coördineert, wordt gefactureerd.

Neem contact op als je interesse hebt in het opzetten van of deelnemen in een Community of Practice.

* “Here’s to the crazy ones. The misfits. The rebels. The troublemakers. The round pegs in the square holes. The ones who see things differently. They’re not fond of rules. And they have no respect for the status quo. You can quote them, disagree with them, glorify or vilify them. About the only thing you can’t do is ignore them. Because they change things. They push the human race forward. And while some may see them as the crazy ones, we see genius. Because the people who are crazy enough to think they can change the world, are the ones who do.”

tags: cop