@Roundtable: De toekomst een stap voor blijven

@Roundtable is een inspirerende bijeenkomst van professionals waar we samen tot nieuwe inzichten komen, bijvoorbeeld over de gevolgen van de komst van de digitale lopende band, die voor kantoren een vergelijkbaar effect zal hebben als de fysieke lopende band voor fabrieken. @Roundtables worden veel gebruikt voor het bepalen van je visie en strategie. Niet via forecasting, maar via scenarioplanning en backcasting kan een ideaal toekomstbeeld stap voor stap gerealiseerd worden.

Je hoort wel eens: “We zijn als organisatie in een enorme transitie beland”. Dan ben je dus niet goed voorbereid. Of je hoort wel eens dat robots ons werk zullen overnemen. Maar je werk zal eerder overgenomen worden door mensen die de echte (digitale) transformatie beter begrijpen. De vraag is hoe kun je als professional hierop voorbereiden ? Heb je een radar om op het juiste moment de juiste beslissingen te kunnen nemen?

“Hoe bereid jij je voor op de komst van de digitale lopende band?”

Tijdens @Roundtable gaan we onder leiding van tafelvoorzitters in dialoog. We praten over onderwerpen die ons verfrissende inzichten zullen geven over bijvoorbeeld de organisatie van kantoorwerk in de toekomst en rol van mensen, ecosystemen en datatechnologie daarbij. @Roundtable zet je aan tot denken, genereert scenario’s, visies, ideeën en helpt je (eigen) programma’s te ontwikkelen om bijvoorbeeld verspilling te verminderen, de productiviteit te verbeteren en zodoende kantoorwerk te kunnen halveren. Alleen deze perspectiefverandering (niet meer, maar minder werk creëren) zet veel mensen aan tot verandering. @Roundtable vindt bij voorkeur plaats met partners, collega’s, klanten, leveranciers, concullega’s, onderwijs, overheid en andere geïnteresseerde relaties.

This slideshow requires JavaScript.

Wist je dit?
Uit een aantal onderzoeken blijkt dat:

  • tussen 1998 en 2008 de arbeidsproductiviteit in de commerciële sector met 20,7 procent groeide, in de periode 2008 tot en met 2018 was deze groei nog maar 3,9 procent (CBS);
  • de totale kosten van slechte data 3.100 miljard dollar per jaar bedragen in de VS;
  • digitalisering, innovatie en arbeidsmarkt de belangrijkste strategische thema’s in de boardroom zijn en de CEO agenda bepalen (Berenschot).

Ondanks miljarden investeringen in bijvoorbeeld IT, HRM, Legal, Marketing, Finance en Facility Management, neemt de productiviteit in kantoren nauwelijks nog toe. Met de stijgende welvaartskosten (we willen meer koopkracht en meer collectieve voorzieningen), is dit een grote uitdaging. Politiek, bestuurders, managers en beleidsmakers hebben hier nog nauwelijks een antwoord op.

Onze maatschappij vraagt om ander leiderschap. Door maatschappelijke transformaties (de toekomst die we nodig hebben is duurzaam, digitaal en decentraal), veranderen bedrijven, overheden en traditionele markten in ecosystemen met decentral autonome organisaties (DAO’s, zeg maar Tesla-kantoren). Grenzen binnen en tussen organisaties vervagen door internet of things, blockchain, rijke data, datalogistiek, artificial intelligence en de introductie van de digitale lopende band.

Organisatiekunde en nieuwe datatechnologieën ontwikkelen zich razendsnel. Hierdoor moeten organisaties continue aangepast worden. Het vervangen van managers door coaches, flexibel werken door agile, teams door tribes en cloud door blockchain volstaat niet langer.

Bedrijven kunnen ook niet achteroverleunen met bestaande businessmodellen en overheden kunt niet langer leunen op hun ‘monopolypositie’. De programmeerbare platformeconomie zorgt er voor dat bestaande producten, diensten en markten snel overbodig worden.

Vier strategieën voor jouw organisatie
Los van de timing (ben ik niet te vroeg of te laat?), kun je vier ontwikkelingen onderscheiden met betrekking tot de transformatie naar een duurzame, digitale en decentrale maatschappij. Je innoveert:

  1. te weinig tot niets, maar  de concurrentie wel: dan heb je een probleem
  2. te weinig tot niets, maar  de concurrentie ‘gelukkig’ ook (nog) niet
  3. wél, de concurrentie ook, prima
  4. wél, maar de concurrentie (nog) niet: je neemt een voorsprong

Laten we eerlijk zijn, hier ligt een mooie business case die je bijvoorbeeld aan de directie kunt presenteren om met een digitale lopende band de organisatiekosten structureel te verlagen, de kwaliteit te verhogen en binnen één generatie kantoorwerk te halveren. Zo kun je bijdragen aan de verduurzaming van onze welvaart. Dit betekent ook een mooie MVO-case en een balans tussen ‘doing well & doing good’ en tussen korte en lange termijn. Om dit te realiseren is het belangrijk meer te weten over de echte waarde van data welke als basis gebruikt wordt voor de organisatie van vertrouwen, attentie en productiviteitsgroei.

Digitale lopende band 
De digitale lopende band zal voor informatiewerkers een belangrijke rol gaan spelen. Wat de fysieke lopende band deed voor de fabriek, zal de digitale lopende band doen voor het kantoor. Een digitale lopende band bestaat uit services die elkaar vragen stellen zonder tussenkomst van mensen. Dus geen lokale Excelletjes, telefoontjes en email-verkeer meer. Het lukte Henry Ford bijvoorbeeld de kostprijs van een T-Ford in vijftien jaar tijd met zeventig procent te laten dalen! Hoe? Door gebruik te maken van Taylor’s ‘Principles of Scientific Management’ (in die tijd ‘rijke data’), en door frictie weg te nemen (door de introductie van de lopende band). Meer hierover lees je bijvoorbeeld in de paper: ‘Waarom digitale transformatie (vaak) mislukt

Dus…. een aantal vragen?
Om te toetsen hoe jouw organisatie ervoor staat kun je een aantal vragen stellen:

  • Hoeveel (digital) waste kent mijn organisatie (intern en extern)?
  • Beschik ik over rijke data, zo niet hoe creëer ik die?
  • Wat betekent een digitale lopende band voor mijn organisatie?
  • Hoe zou ik een digitale lopende band kunnen opzetten?
  • Hoe zet ik een consortium op om menselijke verspilling op kantoor tegen te gaan
  • Hoe gebruik ik data om CO2 reductie te realiseren?

Allemaal vragen die we na afloop van @Roundtable wellicht samen kunnen beantwoorden.

Noodzaak
Informatietechnologie heeft fricties binnen en tussen organisaties onvoldoende weggenomen, vaak zelfs erger gemaakt. IT-investeringen hebben ons onvoldoende productiever gemaakt. Uit een onderzoek van bijvoorbeeld Accenture blijkt dat bij 36% van de onderzochte bedrijven het aantal actoren waar zaken mee gedaan worden, de afgelopen twee jaar is verdubbeld! Dat is een mooie uiting van flexibel werken, maar legt een grote druk op de legacy systemen die hier helemaal niet voor ontworpen zijn. De meeste boekhoud-, ERP-, CRM- en HRM-systemen zijn intern en niet extern gericht. Hierdoor nemen complexiteit en daarmee de organisatiekosten toe.

Is digitale transformatie niet iets van IT?
Veel digitale transformatie projecten mislukken, de reden komt voor velen uit onverwachte hoek. Zo wordt algemeen gedacht aan een gebrek aan technische kennis/capaciteit, complexiteit of legacy systemen. De echte oorzaken liggen ergens anders, vooral bij een traditioneel perspectief op organiseren en bij leadership legacy: zogenaamde experts zijn niet bereid of niet in staat oude dogma’s, traditioneel organiseren of lokale IT-systemen los te laten. Volgens diverse rapporten mislukken de meeste projecten dan ook, niet door een gebrek aan techniek, maar door een gebrek aan visie, strategie, leiderschap en organiserend vermogen. Nieuw begint met oud loslaten. De grootste fout is misschien wel digitale transformatie onder te brengen bij de IT-afdeling of alleen over te laten aan traditionele advies- en softwarebureaus: niet doen!

Je digitale radar aan zetten
Na @Roundtable start je meestal een verkenningsproject, waarna een use case, Proof of Concept en strategie voor bijvoorbeeld de digitale lopende band worden ontwikkeld. @Roundtable en verkenningsopdracht kun je zien als het ontwikkelen en aanzetten van een radar. Deze is naar onze mening en ervaring van het hoogste belang in het kader van echte digitale transformatie. Op het juiste moment de juiste beslissingen kunnen nemen is een belangrijk resultaat van deze radar We adviseren een treffend artikel van Peter Hinssen hierover te lezen in De Tijd: ‘Het gaat niet om de koe, het gaat om de klant’.

In dialoog gaan met vakgenoten
@Roundtable is in een informele setting en duurt een dagdeel. Je neemt even afstand van de dagelijkse praktijk en redeneert vanuit de toekomst en hoe je met deze visie processen nu al slimmer kunt organiseren en de transitie vorm kunt geven. Resultaat van @Roundtable zal een meest waarschijnlijk scenario zijn (meest gewenst, met de meeste impact en reëel). Dit scenario (of visie waar het naar toe gaat) kan daarna uitgewerkt worden tot een strategie om bijvoorbeeld de productiviteit te verbeteren. We nodigen professionals uit die ieder op hun manier bezig zijn met innovaties of hierin geïnteresseerd zijn. De groep is bij voorkeur heterogeen, wat tot een diversiteit aan inzichten en ideeën leidt.

Context, thema en vraag
De digitale lopende band is onderdeel van de maatschappelijke transformatie en beïnvloedt ons werk in de toekomst. Een @Roundtable kent een (met een aantal voorbeelden):

  1. context: transformatie naar een duurzame, digitale en decentrale maatschappij
  2. thema: de organisatie van kantoorwerk over tien jaar
  3. scenario: kies het meest waarschijnlijke scenario
  4. strategie: bepaal op basis van dit scenario je strategie

Doel
Doel van @Roundtable is het vergroten van je bewustzijn en inzicht in de vraag wat de maatschappelijke transformatie (en daarbinnen bijvoorbeeld een veranderende arbeidsmarkt) en de organisatie van een brede en duurzame welvaart met je gaat doen. Vervolgens kan dit resultaat gebruikt worden bij het verder uitwerken van het gekozen scenario en het bepalen van je strategie. De volgende stap na @Roundtable is meestal het starten van een transformatieprogramma, bij voorkeur in samenwerking met een consortium of via een Weconomics Certified Program.

Doelgroep
@Roundtable werkt goed bij groepen van 4-6 mensen met in totaal 3-4 groepen (12-24 mensen). Bij het samenstellen van @Roundtable kun je bijvoorbeeld de volgende rollen uitnodigen:

  • Directie & management
  • Marketing, ICT, HR, Finance, Facility Management, Inkoop
  • Business development, strategie & beleid
  • Klanten, leveranciers, intermediairs, freelancers
  • Onderwijs- en onderzoeksinstellingen, overheden
  • Andere organisaties uit je markt, sector of branche

Het is beter als de groep heterogeen is dan bijvoorbeeld deelnemers uit dezelfde afdeling of organisatie.

Varianten (voorbeeld)
Je kunt kiezen uit een aantal varianten zoals:

  • gebruik je verbeeldingskracht
  • van onbewust onbekwaam naar bewust onbekwaam
  • ontwikkel ‘best & worst case’
  • van onzekerheid naar een digitale radar
  • van scenarioanalyse naar strategie

Programma (voorbeeld)
@Roundtable is interactie en duurt meestal een dagdeel (bijvoorbeeld van 13:00 – 17:00)

  1. Welkom met koffie en thee
  2. Uitleg over programma, context, thema en strategie
  3. Ronde 1: brainstorm over ontwikkelingen
  4. Ronde 2: scenario’s kiezen
  5. Pauze
  6. Ronde 3: scenario’s uitwerken
  7. Ronde 4: presentatie gekozen scenario + strategie
  8. Conclusie en follow up
  9. Borrel en napraten

Resultaat
Na de @Roundtable kun je verder met het opzetten van een breed gedragen transformatieprogramma. Hiermee kun je stap voor stap en projectmatig toewerken naar je visie en ideaalorganisatie (bijvoorbeeld een DAO binnen een ecosysteem met een digitale lopende band). Hiermee wordt de @Rountbale onderdeel van backcasting.

Communicatie
Tijdens @Roundtable maken we meestal foto’s en korte filmpjes om de beleving van deelnemers vast te leggen. Deze kunnen later gebruikt worden om meer organisatieleden en stakeholders te interesseren.

Na afloop
Na afloop ontvangen deelnemers het boek: ‘Blockchain Organizing: The Reinvention of Management’. Daarna gaan we graag samen verder met een verkenningsonderzoek voor  de digitale lopende band voor jouw organisatie.

Aanmelden
Klik hier om je aan te melden. Wil je eerst meer informatie neem dan contact op.

Zelf een @Roundtable organiseren?

Benodigdheden
Voor een goed resultaat is zijn de ondersteunende faciliteiten en accommodatie belangrijk. Wat hebben we nodig:

  • een beamer
  • een ruime zaal of aparte kleinere zalen kamers om in groepen te werken
  • per groep een (liefst ronde) tafel  en flip-over

A la carte
Het is mogelijk @Roundtable te combineren met bijvoorbeeld een workshop over de digitale lopende band inclusief samen aan een use case werken.

Tarief
@Roundtable wordt in overleg aangeboden tegen nultarief (marketing) of een advies dagdeeltarief (Incompany) vanaf € 790,- ex BTW en maatwerk, inclusief reiskosten, gangbare voorbereiding en gebruikte materialen.

tags: wrt