Roundtable: Hoe bereid jij je voor op de digitale lopende band?

Een Roundtable is een inspirerende bijeenkomst van professionals waar we samen tot nieuwe inzichten komen over de gevolgen van digitale transformatie op (de organisatie van) ons werk. Vaak horen we dat robots ons werk zullen overnemen, maar je werk zal eerder overgenomen worden door mensen die echte digitale transformatie beter begrijpen.

De vraag is hoe kun je als professional hierop voorbereiden ? Heb je hier een radar voor en heb je bijvoorbeeld al eens gehoord van de digitale lopende band? Tijdens de Roundtable gaan we onder leiding van tafelvoorzitters in dialoog. We praten over thema’s die ons verfrissende inzichten zullen geven over ons werk en de inzet van bijvoorbeeld organisatietechnologie. Een Roundtable zet je aan tot denken, genereert ideeën en helpt je programma’s te ontwikkelen om bijvoorbeeld de productiviteit te verbeteren om tot een zes-urige werkdag te komen. Een Roundtable vindt bij voorkeur plaats met partners, collega’s, klanten, leveranciers, concullega’s, onderwijs, overheid en andere geïnteresseerde relaties.

This slideshow requires JavaScript.

Wist je dit?
Uit een aantal onderzoeken blijkt dat:

  • 30% van de totale kosten van organisaties  bestaat uit het opvragen data bij andere bedrijven (onderzoek Accenture);
  • 30% van de tijd informatiewerkers bezig zijn met repetitieve administratieve taken waarbij ze de technologie die dit ook kan doen, vertrouwen (onderzoek Unit4);
  • 40% van de tijd managers bezig zijn om interne informatie te krijgen of aan te leveren (onderzoek ServiceNow);
  • 45% van de activiteiten waar mensen voor betaald krijgen geautomatiseerd kan worden (onderzoek McKinsey).

Dit alles leidt ertoe dat, ondanks miljarden investeringen in bijvoorbeeld IT, HRM en management, de arbeidsproductiviteitsgroei in kantoren naar nul gaat. Met de stijgende welvaartskosten, mensen wil meer koopkracht en collectieve uitgaven,  is dit een fundamenteel maatschappelijk probleem, waar politiek, bestuurders en beleidsmakers nog onvoldoende antwoord op hebben.

Vier scenario’s voor jouw organisatie
We kunnen vier toekomstscenario’s onderscheiden voor jouw organisatie of de organisaties die je adviseert. Je doet met bovenstaande feiten:

  1. te weinig of niets, maar  de concurrentie wel: dan heb je een probleem
  2. te weinig of niets, maar  de concurrentie ‘gelukkig’ ook niet
  3. wél iets, de concurrentie ook
  4. wel iets, maar de concurrentie niet: je neemt een voorsprong

Laten we eerlijk zijn, hier ligt een mooie business/leer/MVO case die je bijvoorbeeld aan de directie kunt presenteren om de organisatiekosten structureel te verlagen, de kwaliteit te verhogen en naar een zesurige werkdag te gaan om zo bij te dragen aan de verduurzaming van onze welvaart. Om dit te realiseren is het belangrijk meer te weten over de echte waarde van data welke als basis gebruikt wordt voor de organisatie van vertrouwen, werk en economie.

Weet je wat de echte waarde van data is?
De meeste organisaties zijn rijk met data, maar arm met wijsheid. Om echte digitale transformatie tot een succes te maken moet je eerst zorgen voor rijke data. Dit kan door het inzetten van Distributed Ledger Technology (waaronder blockchain). Kenmerken van rijke data zijn: efficiëntie, aggregatie, holistisch, toegankelijkheid, integriteit, transparantie, veiligheid, censuurvrij, fraudebestendig, pragmatisch, zelf-soevereiniteit, gedeelde werkelijkheid en gedeelde betekenis.

Digitale lopende band en rijke data
De digitale lopende band zal voor informatiewerkers een belangrijke rol gaan spelen. Wat de fysieke lopende band deed in de fabriek, doet de digitale lopende band voor het kantoor. Een digitale lopende band bestaat uit services die elkaar vragen stellen zonder tussenkomst (lokale Excelletjes en email-verkeer) van mensen. Dit wordt mede mogelijk gemaakt door nieuwe managementconcepten als Blockchain Organiseren.

Het lukte Henry Ford bijvoorbeeld de kostprijs van een T-Ford in tien jaar tijd met zeventig procent te laten dalen! Hoe? Door gebruik te maken van Taylor’s ‘Principles of Scientific Management’ (in die tijd ‘rijke data’), en door frictie weg te nemen (door de introductie van de lopende band). Meer hierover lees je bijvoorbeeld in de paper: ‘Waarom digitale transformatie (vaak) mislukt

Dus…. een aantal vragen?
Om te toetsen hoe jouw organisatie ervoor staat kun je een aantal vragen stellen:

  • Beschik je over rijke data, zo niet hoe creëer je die?
  • Hoeveel frictie kent jouw organisatie (intern en extern)?
  • Wat betekent een digitale lopende band voor jouw organisatie?
  • Hoe zou je een digitale lopende band kunnen organiseren?
  • Hoe organiseer je transitie van lokale en ambachtelijke IT naar een gedeeld informatie- en transactienetwerk?
  • Hoe zet ik een consortium op om tot rijke data en een digitale lopende band te komen?
  • Technologie creëert surplus, hoe ga je dit surplus vervolgens gebruiken?

Allemaal vragen die we hopen na afloop van de Roundtable samen te kunnen beantwoorden.

Noodzaak
Automatisering heeft fricties binnen en tussen organisaties niet weggenomen, vaak zelfs erger gemaakt. IT investeringen hebben ons onvoldoende productiever gemaakt. Uit een onderzoek van bijvoorbeeld Accenture blijkt dat bij 36% van de onderzochte bedrijven het aantal actoren waar zaken mee gedaan worden, de afgelopen twee jaar is verdubbeld! Dat is een mooie uiting van flexibel werken, maar legt een grote druk op de legacy systemen die hier helemaal niet voor ontworpen zijn. De meeste boekhoud-, ERP-, CRM- en HRM-systemen zijn intern en niet extern gericht. Hierdoor nemen complexiteit en daarmee de organisatiekosten toe.

Radar aan zetten
Na een Roundtable start je meestal een verkenningsproject, waarna een Use Case en Proof Of Concept worden ontwikkeld. Roundtable en verkenningsopdracht kun je zien als het ontwikkelen en aanzetten van een radar. Deze is naar onze mening en ervaring van het hoogste belang in het kader van echte digitale transformatie, wat elke informatiewerker en strategie van organisatie zal gaan raken. We adviseren een treffend artikel van Peter Hinssen hierover te lezen in De Tijd: ‘Het gaat niet om de koe, het gaat om de klant’.

Voorbeeld thema Roundtable
‘Welk kantoorwerk doen we in 2030 en hoe organiseren we dat als gevolg van de digitale lopende band?’ Dat is een voorbeeld van een thema dat aan de orde kan komen tijdens een Roundtable. De digitale lopende band is een gevolg van de digitale transformatie welke concepten bevat als: Big Data, Artificial Intelligence, Analytics, Internet of Things, Machine Learning en Blockchain. Maar vaak wordt digitale transformatie verkeerd belegd en aangepakt. Volgens diverse rapporten mislukken de meeste projecten dan ook, niet door een gebrek aan techniek, maar door een gebrek aan visie, strategie, leiderschap en organiserend vermogen.

In dialoog gaan met vakgenoten
Een Roundtable is in een informele setting en duurt een dagdeel. Je neemt even afstand van de dagelijkse praktijk en redeneert vanuit de toekomst en hoe je met deze visie processen nu al slimmer kunt organiseren. Resultaat van de Roundtable zal een aantal scenario’s zijn die daarna uitgewerkt kunnen worden tot concrete programma’s om bijvoorbeeld de productiviteit te verbeteren. We nodigen professionals uit die ieder op hun manier bezig zijn met innovaties of hierin geïnteresseerd zijn. De groep is bij voorkeur heterogeen, wat tot een diversiteit aan inzichten en ideeën leidt.

Is digitale transformatie niet iets van IT?
Veel digitale transformatie projecten mislukken, de reden komt voor velen uit onverwachte hoek. Zo wordt algemeen gedacht aan een gebrek aan technische kennis/capaciteit, complexiteit of legacy systemen. De echte oorzaken liggen ergens anders, vooral bij leadership legacy: zogenaamde experts zijn niet bereid of niet in staat oude dogma’s, traditioneel organiseren of lokale IT-systemen los te laten. Maar nieuw begint met oud loslaten. De grootste fout is misschien wel digitale transformatie onder te brengen bij de IT-afdeling of alleen over te laten aan traditionele advies- en softwarebureaus: niet doen!

Doel
Doel van een Roundtable is het vergroten van je bewustzijn en inzicht in de vraag wat de digitale lopende band met (de organisatie van) je werk gaat doen. Vervolgens kan dit resultaat gebruikt worden bij het verder uitwerken van een meest waarschijnlijk scenario met de grootste impact.

Opzet
Op basis van een aantal rondes worden een aantal scenario’s of toekomstbeelden ontwikkeld met betrekking tot de gevolgen van digitale transformatie en de toepassing van organisatietechnologieën en concepten zoals blockchain en de digitale lopende band.

Doelgroep
Een Roundtable werkt goed bij groepen van 4-6 mensen met in totaal 3-4 groepen (12-24 mensen). Bij het samenstellen van een Roundtable kun je bijvoorbeeld de volgende rollen uitnodigen:

  • Directie & management
  • Marketing, ICT, HR, Finance, inkoop, business development, strategie & beleid
  • Klanten, leveranciers, intermediairs, freelancers
  • Onderwijs- en onderzoeksinstellingen, overheden
  • Andere organisaties uit je markt, sector of branche

Het is beter als de groep heterogeen is dan bijvoorbeeld deelnemers uit dezelfde afdeling of uit dezelfde organisatie.

Inhoud
Elke Roundtable werkt vanuit een thema. Een voorbeeld thema zou kunnen zijn: ‘Welk werk doen we in 2030 en hoe organiseren we werk in kantoren als gevolg van de digitale lopende band?

Programma van (voorbeeld)
Een Roundtable duurt meestal een dagdeel (bijvoorbeeld van 13:00 – 17:00)

  1. Welkom met koffie en thee
  2. Uitleg over thema, opzet en programma
  3. Ronde 1: brainstorm over ontwikkelingen binnen context en thema
  4. Ronde 2: vier scenario’s kiezen
  5. Pauze
  6. Ronde 3: scenario’s uitwerken (impact scenario op thema)
  7. Ronde 4: presentatie meest waarschijnlijke scenario + plan
  8. Conclusie en follow up
  9. Borrel en napraten

Resultaat
Resultaat van een Roundtable kan bijvoorbeeld zijn de uitwerking van een meest waarschijnlijke scenario met de meeste impact met betrekking tot de organisatie van werk als gevolg van de digitale lopende band. Dit scenario wordt daarna uitgewerkt in beleid en strategie en het opzetten van een breed gedragen ‘Digital Assembly Line Program 2030’. Met dit programma kun je bijvoorbeeld stap voor stap en projectmatig toewerken naar een rijke data, een digitale lopende band en een gedeeld informatie- en transactienetwerk met bijvoorbeeld blockchaintechnologie als basis. Voorbeelden van behaalde resultaten van roundtables:

  • Antwoord op de vraag: hoe kunnen we in minder tijd meer werk doen
  • Input voor strategie & beleid
  • Input voor verkenningsprojecten Digitale Transformatie 2.0
  • Opzetten Use Cases en Proof of Concept
  • Onderdeel worden van een ‘smart-practice’ gemeenschap
  • Ontwerpen en ontwikkelen van een digitale lopende band

Benodigdheden

  • beamer
  • ruime kamer of aparte kamers om in groepen te werken
  • per groep een (liefst ronde) tafel  en flip-over

Communicatie
Tijdens een Roundtable maken we meestal foto’s en korte filmpjes om de beleving van deelnemers vast te leggen. Deze kunnen later gebruikt worden om meer organisatieleden en stakeholders te interesseren in de digitale lopende band.

Na afloop
Na afloop ontvangen deelnemers het boek: ‘Blockchain Organizing: The Reinvention of Management’. Daarna gaan we graag samen verder met een verkenningsonderzoek voor  de digitale lopenden band voor jouw organisatie.