Roundtable: FutureNext een stap voor blijven

Een roundtable is een inspirerende bijeenkomst van professionals waar mensen samen tot nieuwe inzichten komen over FutureNext, bijvoorbeeld over de noodzaak tot verduurzaming, digitalisering en decentralisatie. Roundtables worden gebruikt voor het voeren van een dialoog, het discussiëren over stellingen, een Thought Expedition, Idealized Design, of Scenario Thinking.

Je hoort wel eens: “We zijn als organisatie in een enorme transitie beland”. Dan ben je dus niet goed voorbereid. Of je hoort wel eens dat robots ons werk zullen overnemen. Maar je werk zal eerder overgenomen worden door mensen die FutureNext beter begrijpen. De vraag is hoe kun je als professional hierop voorbereiden ? Heb je een radar om op het juiste moment de juiste beslissingen te kunnen nemen?

“Hoe bereid jij je voor op de komst van een duurzame, digitale en decentrale FutureNext ?”

Tijdens een roundtable gaan we onder leiding van tafelvoorzitters in dialoog. We praten over stellingen en  onderwerpen die ons verfrissende inzichten zullen geven. Inzichten in bijvoorbeeld maatschappelijke uitdagingen, datawijsheid, nieuwe IT-architecturen en business models of de organisatie van kantoorwerk in FutureNext. Een roundtable zet je aan tot denken, genereert beelden, scenario’s, visies, ideeën en helpt je (eigen) programma’s te ontwikkelen om bijvoorbeeld verspilling te verminderen, je operating model aan te passen of de productiviteit te verbeteren en zodoende kantoorwerk te kunnen halveren. Met de tijd die vrijkomt kunnen we verduurzamen. Alleen al een perspectiefverandering, bijvoorbeeld; ‘The future of work means less work’, zet veel mensen aan tot denken, tot een andere houding en uiteindelijk verandering. Een roundtable vindt bij voorkeur plaats met partners, collega’s, klanten, leveranciers, concullega’s, onderwijs, overheid en andere geïnteresseerde relaties.

This slideshow requires JavaScript.

Wist je dit?
Uit een aantal onderzoeken blijkt dat:

  • het DNA van de meeste IT-systemen ‘uit de fabriek komt’ en dit de oorzaak is van datalekken, complexiteit, bureaucratie, wantrouwen, verspilling en het slecht omgaan met de privacywet;
  • tussen 1998 en 2008 de arbeidsproductiviteit in de commerciële sector met 20,7 procent groeide, in de periode 2008 tot en met 2018 was deze groei nog maar 3,9 procent;
  • zeker 30% van kantoorkosten bestaat uit digitale verspilling;
  • als we datagedreven organiseren we 1,8 miljoen FTE vrijmaken voor andere taken;
  • we maatschappelijke problemen niet langer kunnen oplossen met meer geld, maar wel met meer tijd welke verborgen zit in redundant en niet productief kantoorwerk.

Ondanks miljarden investeringen in bijvoorbeeld IT, HRM, Legal, Marketing, Finance en Facility Management, neemt de productiviteit in kantoren nauwelijks nog toe. Met de stijgende welvaartskosten (we willen meer koopkracht, meer collectieve voorzieningen, de krappe woning- en arbeidsmarkt verlichten, klimaatsverandering aanpakken en een volgende pandemie beter beheersen), is dit een grote uitdaging. Politiek, bestuurders, managers en beleidsmakers hebben hier nog nauwelijks een antwoord op.

Onze maatschappij vraagt om ander leiderschap. Door maatschappelijke transformaties veranderen bedrijven, overheden en traditionele markten in ecosystemen met decentrale autonome organisaties. Grenzen binnen en tussen organisaties (en landen) vervagen door internet of things, blockchain, rijke data, datalogistiek, artificial intelligence en de introductie van de digitale lopende band.

Nieuwe business- en operating models en datatechnologieën ontwikkelen zich razendsnel. Hierdoor moeten organisaties zich continue aanpassen. Het vervangen van managers door coaches, flexibel werken door agile, teams door tribes en cloud door blockchain volstaat niet langer. Groei en ontwikkeling zijn niet hetzelfde. Ontwikkelen is beter worden zonder ziek te hoeven zijn en groei is meer van hetzelfde vaak te koste van anderen.

Growth is the process of increasing in size, development is the process in which someone or something grows or changes and becomes more advanced.

Bedrijven kunnen ook niet achteroverleunen met bestaande businessmodellen en overheden kunt niet langer leunen op hun ‘monopolypositie’. De programmeerbare platformeconomie zorgt er voor dat bestaande producten, diensten en markten snel overbodig worden. In dit alle spelen datawijsheid en datagedreven organiseren, in de vorm van een digitale lopende band, een cruciale rol.

Digitale lopende band 
De digitale lopende band zal voor informatiewerkers een belangrijke rol gaan spelen. Wat de fysieke lopende band deed voor de fabriek, zal de digitale lopende band doen voor het kantoor. Een digitale lopende band bestaat uit services die elkaar vragen stellen zonder tussenkomst van mensen. Dus geen lokale Excelletjes, telefoontjes en email-verkeer meer. Het lukte Henry Ford bijvoorbeeld de kostprijs van een T-Ford in vijftien jaar tijd met zeventig procent te laten dalen! Hoe? Door gebruik te maken van Taylor’s ‘Principles of Scientific Management’ (in die tijd ‘rijke data’), en door frictie weg te nemen (door de introductie van de lopende band). Meer hierover lees je bijvoorbeeld in de paper: ‘Waarom digitale transformatie (vaak) mislukt’

Dus…. een aantal vragen?
Om te toetsen hoe jouw organisatie ervoor staat kun je een aantal vragen stellen:

  • Hoe ga ik om met een toekomst die duurzaam, digitaal en decentraal zal zijn?
  • Hoe datawijs ben ik?
  • Hoeveel (digitale) verspilling kent mijn organisatie?
  • Beschik ik over rijke data, zo niet hoe creëer ik die?
  • Wat betekent datagedreven organiseren voor mijn organisatie?
  • Hoe zou ik een digitale lopende band kunnen opzetten?
  • Hoe zet ik een duurzaam, digitaal en decentraal ecosysteem op?
  • Hoe gebruik ik data om CO2 reductie te realiseren en een volgende pandemie te voorkomen?

Allemaal vragen die we na afloop van een roundtable wellicht samen beter kunnen beantwoorden.

Noodzaak
Informatietechnologie heeft fricties binnen en tussen organisaties onvoldoende weggenomen, vaak zelfs erger gemaakt. IT-investeringen hebben ons onvoldoende productiever gemaakt. Uit een onderzoek van bijvoorbeeld Accenture blijkt dat bij 36% van de onderzochte bedrijven het aantal actoren waar zaken mee gedaan worden, de afgelopen twee jaar is verdubbeld! Dat is een mooie uiting van flexibel werken, maar legt een grote druk op de legacy systemen die hier helemaal niet voor ontworpen zijn. De meeste boekhoud-, ERP-, CRM- en HRM-systemen zijn intern en niet extern gericht. Hierdoor nemen complexiteit en daarmee de organisatiekosten toe. Ook wordt het steeds moeilijker cyber aanvallen te verzekeren en de privacy te waarborgen.

Is digitale transformatie niet iets van IT?
Veel digitale transformatie projecten mislukken, de reden komt voor velen uit onverwachte hoek. Zo wordt algemeen gedacht aan een gebrek aan technische kennis/capaciteit, complexiteit of legacy systemen. De echte oorzaken liggen ergens anders, vooral bij een traditioneel perspectief op organiseren en bij leadership legacy: zogenaamde experts zijn niet bereid of niet in staat oude dogma’s, traditioneel organiseren of lokale IT-systemen los te laten. Volgens diverse rapporten mislukken de meeste projecten dan ook, niet door een gebrek aan techniek, maar door een gebrek aan visie, strategie, leiderschap en organiserend vermogen. Nieuw begint met oud loslaten. De grootste fout is misschien wel digitale transformatie onder te brengen bij de IT-afdeling of alleen over te laten aan traditionele advies- en softwarebureaus: niet doen!

Je FutureNext radar aan zetten
Na een roundtable start je meestal een verkenningsproject, waarna een use case, proof of concept en strategie voor bijvoorbeeld datagedreven organiseren wordt ontwikkeld. Een roundtable en daarna verkenningsopdracht kun je zien als het ontwikkelen en aanzetten van een radar. Deze is naar onze mening en ervaring van het hoogste belang in het kader van een FutureNext transformatie. Op het juiste moment de juiste beslissingen kunnen nemen is een belangrijk resultaat van deze radar We adviseren een treffend artikel van Peter Hinssen hierover te lezen in De Tijd: ‘Het gaat niet om de koe, het gaat om de klant’.

In dialoog gaan met vakgenoten
Een roundtable is in een informele setting en duurt meestal een dagdeel. Je neemt even afstand van de dagelijkse praktijk en redeneert vanuit de toekomst en hoe je met deze visie processen nu al slimmer kunt organiseren en de transitie vorm kunt geven.

Doel
Doel van een roundtable is het vergroten van je bewustzijn en inzicht in de vraag wat de FutureNext transformatie (en daarbinnen bijvoorbeeld een veranderende arbeidsmarkt of IT-architectuur) met je gaat doen. Vervolgens kan dit resultaat gebruikt worden bij het verder uitwerken van bijvoorbeeld het gekozen scenario en het bepalen van je strategie. De volgende stap is meestal het starten van een transformatieprogramma, bij voorkeur binnen een ecosysteem en met bijvoorbeeld het Weconomics leerwerkprogramma.

Doelgroep
Een roundtable werkt goed bij groepen van 4-6 mensen met maximaal 4 groepen. Bij het samenstellen van een roundtable kun je bijvoorbeeld de volgende rollen uitnodigen:

  • Directie & management
  • Marketing, ICT, HR, Finance, Facility Management, Inkoop
  • Business development, strategie & beleid
  • Klanten, leveranciers, intermediairs, freelancers
  • Onderwijs- en onderzoeksinstellingen, overheden
  • Andere organisaties uit je markt, sector of branche

Het is beter als de groep heterogeen is dan bijvoorbeeld deelnemers uit dezelfde afdeling of organisatie.

Varianten (voorbeeld)
Je kunt kiezen uit een aantal varianten / accenten zoals:

  • idealized design: je verbeeldingskracht gebruiken
  • awareness: van onbewust onbekwaam naar bewust onbekwaam
  • risk reduction: van onzekerheid naar een FutureNext radar
  • scenario analyse: van scenario naar visie, strategie en transformatie

Resultaat
Na een roundtable kun je verder met het opzetten van een breed gedragen transformatie- of bijvoorbeeld opleidingsprogramma. Hiermee kun je stap voor stap en projectmatig toewerken naar je visie en ideaalorganisatie (bijvoorbeeld een DAO binnen een ecosysteem met een digitale lopende band). Hiermee wordt de roundtable onderdeel van backcasting.

Communicatie
Tijdens een roundtable maken we meestal foto’s en korte filmpjes om de beleving van deelnemers vast te leggen. Deze kunnen later gebruikt worden om meer organisatieleden en stakeholders te interesseren.

Na afloop
Na afloop ontvangen deelnemers bijvoorbeeld het boek: ‘Blockchain Organizing: The Reinvention of Management’ en gaan we graag samen verder met een FutureNext transformatieprogramma voor jouw organisatie.

Zelf een roundtable organiseren?

Benodigdheden
Voor een goed resultaat is zijn de ondersteunende faciliteiten en accommodatie belangrijk. Wat hebben we nodig:

  • een beamer
  • een ruime zaal of aparte kleinere zalen kamers om in groepen te werken
  • per groep een (liefst ronde) tafel en flip-over

A la carte
Het is mogelijk een roundtable te combineren met bijvoorbeeld een workshop datawijsheid of datagedreven organiseren, inclusief samen aan een use case werken.

Tarief
Het adviestarief voor deze dienst is inclusief voorbereiding, follow-up, boeken, lokale reistijd/kosten en exclusief BTW en maatwerkkosten. We hopen dat dit passend is bij het budget, anders horen we het graag en kunnen we kijken hoe we het passend kunnen maken.

Meer informatie
Wil je meer informatie of dit product organiseren neem dan contact op.

tags: wrt